PERSYARATAN MINIMAL ITU APA?

Sesuai kewenangan Pokja ULP pada pasal 17 ayat 2 hruf b dan f yaitu  ” Pokja ULP menetapkan dokumen dan Pokja ULP melakukan evaluasi administrasi, Teknis dan Harga terhadap penawran yang masuk.

Penetapan dokumen tentunya berawal tugas Pokja ULP menyusun dokumen yang dimana penyusunan dokumen dilakukan berdasarkan output dari RPP ( Rencana Pelaksanaan Pengadaan ) yang terlebih dahulu Pokja melakukan pengkajian RPP dan selanjutnya dilakukan RPLP yaitu Perencanaan Pemilihan Penyedia barang dan Jasa.

Pengkajian RPP dilakukan untuk mengkaji kembali terhadap penyusunan RPP yang sebelumnya telah ditetapkan oleh PPK. Tugas Pokja pada saat pengkajian RPP adalah melakukan review atau kembali melihat RPP HPS, Spesifikasi dan Rancangan kontrak, sedangkan pada tahapan RPLPL Pokja kembali memastikan terhadap pemaketan, metode apa yang akan dipakai, Kualifikasi apa yang akan ditetapkan , dll sebelum Pokja Menyusun dokumen pengadaan.

Berbicara penyusun dokumen pengadaan, tentunya Pokja ULP juga wajib memahami isi dokumen yang ditetapkannya, hal ini adalah tugas Pokja ULP pada pasal 17 ayat 1 huruf d yaitu Pokja ULP memahami isi dokumen, Metode dan prosedur pengadaan.

• Untuk penjelasan memahami isi dokumen tentunya Pokja ULP diharapkan mampu menjelaskan nantinya isi dokumen , bukan saja hanya asal asalanya menyusun dokumen apalagi hanya COPY PASTE terhadap standar dokumen yang di download pada web LKPP atau Web Pekerjaan Umum. Contoh salah satu pada kasus ini adalah pada saat penjelasan , Pokja tidak mampu menjawab pertanyaan peserta, padahal kewajiban Pokja adalah memberikan penjelasan/menjelaskan kembali terhadap dokumen pengadaan.
• Untuk Penjelasan prosedur pengadaan, tentunya Pokja ULP diharus kan mampu menyusun dokumen tanpa harus keluar dari acuan /Juknis atau ketentuan ketentuan yang sudah diatur Pepres 54 Tahun 2010 dan perubahannya atau peraturan peraturan lain yang terkait pengadaan barang dan jasa, baik PP, Permen ataupu ketentuan ketentuan lainnya. Contoh pada kasus ini adalah, masih banyak Pokja mencantumkan persyaratan persyaratan yang dilarang/tidak diwajibkan/diskriminatif/tidak obyektif dan paling parah yaitu, semua RPP yang diberikan PPK tidak pernah dilakukan kajian kembali , sehingga dokumen yang disusun tidak mengacu pada aturan sebenarnya atau over persyaratan, sehingga pengertian dokumen pengadaan tidak lagi berarti bahwa dokumen pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses Pengadaan Barang/Jasa, tapi dokumen pengadaan yang ditetapkan oleh Pokja ULP berdasarkan asumsi atau ketentuan ketentuannya tidak memuat informasi yang disepakati oleh pihak penyedia barang dan jasa. terkait tersebut, maka banyak terjadi ketidak puasan penyedia yang berujung pada sanggahan sampai ke pengaduan.

Masuk pada pokok permasalahan yang akan saya ulas, adalah pada saat penyusunan dokumen . Pada saat penyusun dokumen , Pokja ULP mengisi semua kebutuhan kebutuhan untuk pemilihan penyedia yang mana akan menjadi proposal penyedia untuk melakukan penawaran .

Yang namanya dokumen pengadaan tentunya terdiri dari 2 hal yaitu sesuai pasal 64 ayat 1 ” Pokja ULP menyusun dokumen terdiri dari Dokumen pemilihan dan Dokumen Kualifikasi” . Yang termasuk salah satu dokumen pemilihan adalah dimana salah satunya tertuang spesifikasi teknis, KAK dan atau gambar. Persyaratan tersebut bisa saja dituangkan pada LDP ( lembar data pemilihan ) atau pada Bab Bab lain yang dimana secara jelas dapat dibaca atau dimengerti oleh penyedia.

Pertanyaannya bagaimana tata cara penilaian penilain penilaian terhadap persyratan tersebut? Tentunya pada dokumen pengadaan sudah tertdapat IKP ( Intruksi kepada peserta ). Disinilah wajib dituangkan semua tata cara penilainya secara jelas, sehingga antara IKP dan LDP atau persyaratan lainnya saling berkaitan, atau tidak adanya pertentangan antara IKP dan Bab Bab lainnya. Contoh yang akan saya bahas adalah persyaratan minimal yang sudah dituangkan dalam dokumen pengadaan dan dijelaskan kembali pada IKP.

Pada IKP standar kita tentunya sudah diberi petunjuk seperti contoh pada evaluasi teknis “evaluasi teknis dilakukan dengan sistem gugur dengan ketentuan, Pokja ULP menilai persyaratan teknis minimal yang harus dipenuhi dengan membandingkan pemenuhan persyaratan teknis sebagaimana tercantum dalam Dokumen pengadaan”.

Apa maksud dari petunjuk tersebut? Hal inilah yang harus saya bahas karena masih banyak yang saya temukan Pokja menggugurkan penawaran yang subsantasinya jelas jelas sudah memenuhi minimal. Maksud dari persyaratan minimal adalah batasan sebuah persyaratan baik yang ditentukan oleh range, angka, ukuran dan atau batasan lain yang wajib dipenuhi oleh penyedia. Tentunya semua persyaratan persyaratan yang sudah ditentukan tersebut, wajib peserta menawar spesifikasi tidak dapat dibawah minimal yang ditentukan. Pokja ataupun peserta dilarang menambah atau mengurangi isi dokumen pengadaan atau penawaran setelah batas akhir pemasukan penawaran ( Pasal 79 ayat 2 ) dan Pokja wajib melakukan evaluasi berdasarkan dokumen pengadaan ( Pasal 79 ayat 1 )

Contoh persyaratan minimal yang dituangkan dalam spesifikasi teknis adalah saya coba contohkan pada pekerjaan peralatan pada pekerjaan kontruksi dan barang

CONTOH PERTAMA (KONTRUKSI )

” Pada sebuah LDP ditentukan peralatan 1 ( satu ) peralatan dumptruk berkapasitas 8 ton yang mana pada lingkup pekerjaannya peralatan tersebut digunakan hnnya untuk pengangkutan material kelokasi pekerjaan. Pada saat penawaran ada penyedia menawarkan 2 ( dua ) dumptruck masing masing berkapasitas 4 ton. Bagaimana terhadap penyedia ini, apakah gugur atau tidak?

Jawaban terhadap pertanyaan diatas akan saya coba kaitkan dengan peraturan yang ada. Pada Ketentuan Permen PU Nomer 7 Tahun 2011 dan perubahaanya ada sebuah acuan  yaitu : Apabila jenis, kapasitas, komposisi dan jumlah peralatan yang ditawarkan berbeda ,maka Pokja ULP harus membandingkan kapasitas produksi dari jumlah dan kapasitas peralatan, apabila hasilnya sama atau lebih besar, maka dianggap kapasitas produksi alat tersebut telah memenuhi.

berdasarkan penawaran peserta diatas dapat dilakukan dua hal untuk menilainya.

1. Persyaratan minimal( Pokja ULP harus membandingkan kapasitas produksi dari jumlah dan kapasitas peralatan )
2. Klarifikasi ( apabila hasilnya sama atau lebih besar, maka dianggap kapasitas produksi alat tersebut telah memenuhi) 

PERSYARATAN MINIMAL

Untuk angka 1 , Pokja melakukan evaluasi sesuai ketentuan pada dokumen pengadaan ( Pokja ULP harus membandingkan kapasitas produksi dari jumlah dan kapasitas peralatan ).  Untuk kasus diatas dimana pada dokumen pengadaan sudah ditentukan persyaratan minimal yaitu bahwa jumlah dibutuhkan 1 ( satu ) dumptruck berkapasitas 8 ton. Kata kunci jumlah persyaratan minimal diatas adalah 1 alat dan 8 ton. Berdasarkan kata kunci diatas, maka Pokja melakukan evaluasi dengan melihat peralatan yang ditawarkan oleh penyedia. Penyedia menawarkan 2 ( dua ) alat dumpruck berkapaistas masing masing 4 Ton. Berdasarkan persyaratan minimal diatas yang 1 alat berkapasitas 8 ton, maka peserta jelas menawarkan jumlah diatas minimal yaitu 2 ( dua ) dan kapasitas totalnya adalah 8 ( delapan ) ton. Jadi untuk persyaratan minimal tentunya sudah memenuhi.

Pertanyaan, apakah dapat diluluskan? Bisa ya atau tidak, tergantung hasil dari penjelasan berikutnya , Pokja tidak serta merta menggugurkan penawaran yang sudah memenuhi persyaratan

KLARIFIKASI

Dengan terpenuhi persyaratan minimal diatas, tentunya tidak semata mata diluluskan, Pokja wajib melakukan klarifikasi kepada peserta dengan membandingkan lingkup pekerjaan yang sudah ditentukan dalam dokumen pengadaan. Hasil klarifikasi yang akan terjadi adalah :

• Bilamana secara lingkup pekerjaan terkait efisein waktu dan pelaksanaan pekerjaan tidak terganggu dengan 2 ( dua ) trip alat yang ditawarkan penyedia , maka penyedia tidak dapat digugurkan, dan
• bilamana secara lingkup pekerjaan terkait efisien waktu yang mempengaruhi lingkup pekerjaan , maka penyedia digugurkan.

Kesimpulan nya adalah, bilamana DILULUSKAN maka harus memperhatikan penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat. Penyimpangan yang bersifat penting/pokok atau penawaran bersyarat adalah penyimpangan dari Dokumen Pengadaan yang mempengaruhi lingkup, kualitas dan hasil/kinerja pekerjaan.

CONTOH KEDUA ( BARANG )

Pada pekerjaan AC dbutuhkan misalnya 10  komputer dengan kapasitas 1 PK untuk ruangan 3 x 4  , ada penyedia menawarkan AC 2 PK apakah gugur?

Menyatakan gugur atau tidaknya dikembalikan pada persyaratan dokumen yaitu kata kuncinya adalah 1 ( satu ) PK dan peserta jelas diatas minimal dimana peserta sduah menawarkan 2 PK. Terkait hal ini tentunya dilakukan seperti hal diatas. Yang pertama harus diklarifikasi/dilhat, apakah dengan ruangan 3x 4 tidak terlalu dingin dalam ruangan dengan kapasitas AC 2 PK?  jikapun suhunya dapat diatur, wajib juga dilihat pemeliharaan, suku cadangnya dan juga kapasitas listrik yang dibutuhkan, bilamana keberadaan AC 2 PK mempengaruhi lingkup pekerjaan dan outputnya, maka dapat digugurkan.

Jadi untuk mengatasi masalah diatas dan bilamana keberadaan alat ditentukan kapasitasnya sesuai kebutuhan, maka secara tegas dokumen pengadaan harus dirubah kalimatnya pada IKP evaluasi teknis, dengan menghilangkan kata Minimalnya dengan mengantikan bhawa evaluasi teknis pada spesifikasi tidak dapat lebih dari ketentuan yang ditentukan, dan pada spesifikasi teknis dikalimatkan, 1 AC 1 PK. sepanjang syarat AC 1 PK tidak menghalangi persaingan usaha yg tidak sehat, maka dapat dilakukan atau bilamana AC 1 PK hanya dapat dipenuhi oleh 1 merk, maka dapat dilakukan penunjukan langsung. ( hanya contoh )

demikianlah ulasan ini dapat saya sampaikan, sekedar mengisi waktu hari raya. Jika tidak berkenan mohon di beri komentar.